एकाउन्टिङका आधारभूत कुरा
यो पुस्तिकाले प्रयोग गर्ने शब्दहरूको छोटो शब्दकोश। लेखापाल चलाउन एकाउन्टिङको पृष्ठभूमि चाहिँदैन, तर तलका आठ कुराले बाँकी हरेक पृष्ठ प्रस्ट बनाइदिन्छन्।
१. एकाउन्टिङ भनेको के हो?
एकाउन्टिङ भनेको पैसाको हिसाब राख्नु हो। विशेष गरी चार कुरा:
| के ट्र्याक गर्ने | भनिन्छ | उदाहरण |
|---|---|---|
| के कमाउनुहुन्छ | Sales (आम्दानी) | आज रु. २५,००० को सामान बिक्री |
| के खर्च गर्नुहुन्छ | Expenses (खर्च) | पसलको भाडा रु. १५,००० |
| के तपाईंको हो | Assets (सम्पत्ति) | नगद, स्टक, उपकरण |
| के तिर्नुपर्छ | Liabilities (दायित्व) | नतिरेको सप्लायर बिल |
इमानदारीपूर्वक राखिएका यी चार अंकले व्यवसाय नाफामा छ कि घाटामा भन्ने बताउँछन्।
२. Journal
Journal भनेको कुनै पनि कारोबारको पहिलो रेकर्ड हो। तपाईंले सामान बेच्दा त्यो बिक्री कुनै पनि रिपोर्टमा पुग्नुअघि journal मा लेखिन्छ। लेखापालमा तपाईंले बनाउने हरेक कागजात — invoice, भुक्तानी, स्टक मिलान — ले पछाडि एउटा journal entry बनाउँछ।
३. Journal Voucher
Journal Voucher भनेको हातैले गरिने journal entry हो। कुनै छुट्टै स्क्रिनले नमिल्ने कारोबारका लागि यो प्रयोग हुन्छ:
- आन्तरिक मिलान,
- गल्ती सुधार,
- भाडा वा ह्रासकट्टी रेकर्ड गर्न,
- अवधिको अन्त्यमा गरिने समायोजन entry।
दैनिक कारोबारका लागि होइन
बिक्री वा खरिद journal voucher बाट नलेख्नुहोस्। Sales र Purchase मोड्युल प्रयोग गर्नुहोस् — तिनले खाताका साथै स्टक, ग्राहकको ब्यालेन्स र VAT पनि अद्यावधिक गर्छन्।
४. Debit र Credit
हरेक entry का दुई पाटा। छोटकरीमा:
- Debit — पैसा वा मूल्य भित्रिन्छ। नगद प्राप्त गर्नु नगदको debit हो।
- Credit — पैसा वा मूल्य बाहिरिन्छ। नगद तिर्नु नगदको credit हो।
हरेक entry मा debit र credit बराबर हुन्छन्। त्यसैले Trial Balance मिल्छ।
५. Balance Sheet
कुनै निश्चित समयमा व्यवसायको वित्तीय अवस्थाको तस्बिर। यसले देखाउँछ:
- के तपाईंको हो — assets,
- के तिर्नुपर्छ — liabilities,
- मालिकका लागि के बाँकी रहन्छ — equity।
Assets = Liabilities + Equity
हेर्नुहोस् Balance Sheet रिपोर्ट।
६. Sales
ग्राहकबाट कमाइएको पैसा। लेखापालमा बिक्री कि Point of Sale बाट, कि Sales Invoice का रूपमा रेकर्ड हुन्छ।
७. Quotation
बिक्री पक्का हुनुभन्दा अगाडि दिइने मूल्यको अनुमान। ग्राहकले मूल्य सोध्छन्, तपाईं Quotation पठाउनुहुन्छ; उनीहरूले स्वीकार गरे त्यो Sales Order र त्यसपछि invoice मा बदलिन्छ।
८. Receivable र Payable
- Receivable — ग्राहकले तपाईंलाई तिर्न बाँकी पैसा।
- Payable — तपाईंले सप्लायरलाई तिर्न बाँकी पैसा।
Invoice र बिल बनाउँदै जाँदा दुवै आफैं ट्र्याक हुन्छन्, र Customer Payment तथा Supplier Payment रेकर्ड गर्दा घट्दै जान्छन्। कुन ब्यालेन्स कति समयदेखि बाँकी छ भन्ने कुरा Aging Report ले देखाउँछ।
छोटो सन्दर्भ
| शब्द | एक हरफमा |
|---|---|
| Journal | कारोबारको पहिलो रेकर्ड |
| Journal Voucher | मिलानका लागि हातैले गरिने entry |
| Debit | मूल्य भित्र |
| Credit | मूल्य बाहिर |
| Asset | व्यवसायको सम्पत्ति |
| Liability | व्यवसायको दायित्व |
| Receivable | तपाईंले पाउनुपर्ने पैसा |
| Payable | तपाईंले तिर्नुपर्ने पैसा |
| Quotation | बिक्रीअघिको मूल्य प्रस्ताव |
| Invoice | बिक्री रेकर्ड गर्ने बिल |
| Credit Note | ग्राहकको invoice घटाउँछ (बिक्री फिर्ता) |
| Debit Note | सप्लायरको बिल घटाउँछ (खरिद फिर्ता) |
| Contra Entry | आफ्नै नगद र बैंकबीच पैसा सार्नु |