Purchase Order
Purchase Order (PO) भनेको सामान वा सेवा order गर्न सप्लायरलाई पठाइने कागजात हो। यो औपचारिक अनुरोध हो: तपाईंलाई के, कति परिमाणमा, कुन मूल्यमा चाहिन्छ भन्ने यसले भन्छ। यहाँ केही आइसकेको हुँदैन र तिर्नुपर्ने रकम पनि बनेको हुँदैन।
यसले के गर्न मद्दत गर्छ
- सप्लायरलाई order को विवरण स्पष्ट रूपमा बुझाउन।
- कुन खरिद pending छ र कुन पक्का भयो ट्र्याक गर्न।
- सामान आउनुअघि नै खरिदको उचित रेकर्ड राख्न।
- सामान आएपछि order लाई purchase बिलमा बदल्न।
Purchase Order बनाउनुहोस्
Purchases → Purchase Order → + Add Purchase Order
- Supplier & Details — Supplier छान्नुहोस्, Date राख्नुहोस् र सहमति भएको भए Credit Terms राख्नुहोस्। फारम नछाडी नयाँ सप्लायर थप्न बाकसको छेउमा रहेको + प्रयोग गर्नुहोस्।
- Line items — हरेक product छानेर RATE, QTY, DISC र TAX राख्नुहोस्। STOCK स्तम्भले तपाईंसँग पहिले नै भएको परिमाण देखाउँछ, जुन कति order गर्ने भनी निर्णय गर्दा ठ्याक्कै चाहिने कुरा हो।
- Note — सप्लायरले जान्नुपर्ने कुरा।
- Summary — Sub Total, Discount, TaxableTotal, NonTaxableTotal, VAT र GrandTotal, जुन टाइप गर्दै जाँदा अद्यावधिक हुन्छन्।
- Submit क्लिक गर्नुहोस्।
बाँकी रकमको चेतावनी
सप्लायरको नतिरेको बिल छ भने सप्लायर बाकसमुनि सूचना देखिन्छ — जस्तै Rs 20500.00 outstanding from previous invoices। नयाँ order गर्नुअघि एकपटक हेर्न लायक हुन्छ।
Purchase बिलमा बदल्नुहोस्
सप्लायरले सामान पुर्याएपछि PO लाई Purchase मा बदल्नुहोस्। त्यही बेला मात्र स्टक बढ्छ र payable बन्छ। त्योभन्दा अघि PO एउटा वाचा हो, दायित्व होइन।
उदाहरण
एउटा पसललाई स्टक भर्नु छ:
- Product A का ५० युनिट
- Product B का ३० युनिट
तपाईं Purchase Order बनाएर सप्लायरलाई पठाउनुहुन्छ। डेलिभरी आएपछि PO purchase बिलमा बदलिन्छ, प्राप्त परिमाणअनुसार स्टक बढ्छ, र रकम payable बन्छ।